摘要：信息化時代背景下，創新檔案管理工作對改善辦公室管理模式、提升辦公室管理效率具有重要意義。但當前辦公室的檔案管理工作仍存在著許多問題，本文從研究這些問題的主要特征出發，提出關于創新辦公室的檔案管理工作的幾點建議，供檔案管理相關部門參考。
關鍵詞：信息化時代;辦公室;檔案管理;創新
檔案管理是辦公室管理工作的重要組成部分。推進檔案管理工作的信息化建設，有助于提升辦公室部門的工作效率。信息化時代的檔案管理是指在國家檔案管理相關部門的統一領導下，地方單位在檔案管理的實際工作中充分利用信息技術成果，對檔案資源實行數字化管理和服務。
一、信息化時代下創新辦公室檔案管理工作的意義
辦公室的檔案管理就是對辦公室檔案的收集、鑒定、保管、整理、利用等一系列活動。在信息化時代，傳統的檔案管理模式因缺乏科學技術的支撐，暴露出管理環節繁瑣、管理成本加大、管理流程冗長等一些問題，這些問題使辦公室檔案管理的工作效率得不到有效提升，越來越不適應信息化時代對檔案管理的要求。信息化檔案管理的重點從檔案實體的保管和利用轉變成檔案數據的數字化存儲和提供數字化服務[1]。推動辦公室檔案管理的信息化建設，可以幫助解決傳統檔案管理中存在的痼疾，改善辦公室管理工作的效率和質量，對開展辦公室整體工作具有重要意義[2]。
檔案管理論文投稿刊物：《辦公室業務》雜志讀者對象為全國黨政軍機關、企事業單位、人民團體、高中等院校、科研機構各級各類辦公系統工作人員。欄目設置有：視點、檔案學研究、圖苑論壇、網絡化﹒電子化﹒數字化、辦公自動化、科學管理與決策、管理與實踐經緯、秘書園地、信訪﹒情報﹒保密工作研究、學科前沿、理論探討等。
二、信息化時代下影響辦公室檔案管理工作創新的因素
(一)管理人員來源繁雜，專業素質偏低
檔案管理人員是檔案管理工作的主要組織者、策劃者、執行者。管理人員責任意識、業務能力的強弱直接影響到辦公室檔案管理工作的開展。但當下的辦公室檔案管理人員存在著來源繁雜、專業素質偏低的問題。許多管理人員沒有接受過專業的檔案管理培訓，管理人員身份有些是臨時工、志愿者，這些類型的管理人員在檔案管理工作中不能嚴格按照規范執行，會影響辦公室檔案價值的發揮。在信息化社會，辦公室管理的內容越來越豐富，辦公室工作的節奏也逐漸加快，這些變化對辦公室檔案管理人員的業務水平提出了更高的要求。
(二)管理部門檔案安全意識缺乏
伴隨著信息技術革命發展的浪潮，辦公室部門在以后的檔案管理工作會越來越多地利用電子計算機和網絡，這一方面使得檔案管理方式更加便捷、檔案利用更加開放，另一方面也使檔案信息的安全更容易受到黑客攻擊、計算機病毒等不良因素的影響，給辦公室檔案管理帶來全新挑戰。當前，從事辦公室檔案管理工作的人員有相當一部分是中老年群體，這部分群體年齡偏大，接受新鮮事物的速度較慢，對網絡信息安全的危害來源沒有明確的認識，操作計算機進行檔案管理時比較隨意，這些都會給辦公室的檔案數據信息留下安全隱患。
(三)檔案管理體系混亂，人力物力資源落實不到位
許多單位內部沒有設置相對獨立的檔案管理機構，沒有制定權責明晰的崗位責任制，檔案管理流程較為隨意，檔案管理人員身份存在正式、兼職交叉的現象，這些現象必然導致檔案管理中推諉扯皮問題的出現。這既給辦公室的檔案管理創新增加了障礙，也嚴重制約了辦公室檔案管理的效率。自身的管理體系、人員編制呈現出混亂狀態，無法給整個辦公室、整個部門的工作帶來積極作用，上級領導也就很難在對檔案管理的人力物力調撥方面給予充分支持，相關資源落實不到位，辦公室的檔案管理創新難以有效地開展起來。
三、信息化時代下推動辦公室檔案管理工作創新的幾點策略
(一)加強管理人員的專業素質培養
信息化時代的辦公室檔案管理工作，需要大量利用電子信息管理技術，這就需要檔案管理人員不僅要系統了解一些基本的圖書館學、管理學等知識，還要深入掌握計算機管理系統的操作。加強對檔案管理人員的業務培訓，提升其綜合業務素質，是辦公室檔案管理工作創新的重要任務。檔案管理人員的專業素質直接決定了辦公室檔案管理的工作質量和水平。另外，辦公室部門在招收檔案管理人員時，可以提高對應聘者計算機操作水準的要求，從來源上提升檔案管理人員的整體素質。
(二)充分利用現代信息技術成果
利用計算機網絡技術，搭建科學、先進的辦公室檔案信息管理系統可以提高管理人員的工作效率，加快相關人員查閱檔案的速度，節省辦公室檔案存放保管的空間，有效降低辦公室檔案管理人力物力方面的運營成本[3]。發揮互聯網資源共享的優勢，打破單位部門之間的信息壁壘，通過搭建部門之間的局域網絡，打造覆蓋面足夠廣、資源足夠豐富的公共檔案信息平臺。
(三)提高信息安全意識，消除檔案安全不良因素
辦公室檔案管理人員需要提高信息安全意識，要重視檔案管理工作的信息安全性，要積極制定相應的信息安全策略，主動防范辦公室檔案管理信息泄露，消除危害檔案安全的不良因素[4]。一方面，部門內部積極開展網絡安全知識培訓，了解危害檔案安全的主要因素，了解防止檔案信息泄露的注意事項;另一方面，檔案管理部門進行全面細致的調查，根據部門工作中的實際情況，數字化分析辦公室檔案信息風險，以此制定信息安全快速應對機制，增強信息安全防范工作的主動性，最大限度消除影響信息檔案安全的不良因素[5]。
結語
檔案管理工作是辦公室管理工作的主要內容。面對當前社會經濟的高速發展，辦公室檔案管理工作也應與時俱進，以適應時代和社會的要求。在檔案管理的信息化建設進程中，充分利用電子管理平臺等信息化手段，最大程度地提高工作效率。信息化管理是未來辦公室檔案管理的發展趨勢，辦公室管理和檔案管理相關人員應積極順應發展趨勢，積極利用信息化手段優勢推動辦公室檔案管理工作的創新，提升檔案管理信息化建設水平[6]。
參考文獻
[1]周琴.推進改革與創新促進檔案事業發展——信息時代檔案管理工作的創新研究[J].辦公室業務,2020,(10):110-111.
[2]魏亞盟.大數據技術時代檔案信息管理思維與方式的變革[J].辦公室業務,2020,(8):81,105.
[3]潘曉梅.大數據時代文書檔案管理及信息化應用途徑研究[J].辦公室業務,2020,(10):81-82.
[4]卜曉."互聯網+"時代人事檔案管理信息化建設探究[J].辦公室業務,2020,(2):91-92.
[5]李婷,張楊.大數據時代做好檔案信息化管理工作的策略[J].辦公室業務,2019,(22):98,110.
[6]肖勇軍.現代信息化技術手段在辦公室檔案管理中的有效應用[J].新商務周刊,2020,(2):72.
作者：趙研
相關閱讀
