摘要：將ERP(企業(yè)資源計(jì)劃)運(yùn)用到合同信息化中，貫穿合同管理全生態(tài)鏈。文章通過信息系統(tǒng)管理的啟動過程、規(guī)劃過程、執(zhí)行過程、監(jiān)控過程、測試完善貫穿全文。從制定項(xiàng)目背景、目標(biāo)、總體解決方案，到制定項(xiàng)目管理五個階段計(jì)劃，及項(xiàng)目風(fēng)險識別與控制計(jì)劃，最后到結(jié)束工作。運(yùn)用ERP的思路進(jìn)行論述合同信息化全過程，大膽設(shè)想淮北礦業(yè)公司合同信息化實(shí)施過程。
關(guān)鍵詞：EPR;合同信息化;流程化
前言
把“信息化+管理”模式的合同管理中運(yùn)用新時代創(chuàng)新理念，依據(jù)信息化平臺，提高合同管理的規(guī)范性和有效性;給傳統(tǒng)企業(yè)帶來新活力，也是現(xiàn)代化企業(yè)實(shí)現(xiàn)高端產(chǎn)業(yè)鏈創(chuàng)新、飛躍發(fā)展的必然趨勢。將ERP(企業(yè)資源計(jì)劃)運(yùn)用到合同信息化中，貫穿合同管理全生態(tài)鏈。淮北礦業(yè)集團(tuán)與某軟件公司進(jìn)行合作，合同管理項(xiàng)目結(jié)合公司的各項(xiàng)管理制度，配以信息化系統(tǒng)呈現(xiàn)，并經(jīng)過軟件系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化以及流程化，在系統(tǒng)正確的實(shí)施策略基礎(chǔ)上，充分結(jié)合集團(tuán)公司現(xiàn)有合同管理和對接已有的系統(tǒng)實(shí)施內(nèi)容以及實(shí)施范圍，在不影響集團(tuán)公司業(yè)務(wù)管理的大流程的前提下，堅(jiān)持以下科學(xué)實(shí)施路線。
經(jīng)濟(jì)論文投稿刊物：《商場現(xiàn)代化》雜志(1972年創(chuàng)刊原名：商業(yè)科技)。創(chuàng)刊于1972年，至今已有三十多年的歷史。是由中國商業(yè)聯(lián)合會主管、中商科學(xué)技術(shù)信息研究所主辦、《商場現(xiàn)代化》雜志社編輯出版的一本國家級、貿(mào)易經(jīng)濟(jì)類中文核心期刊，主要刊發(fā)流通經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域研究成果、市場調(diào)研報告和理論學(xué)術(shù)探討，同時兼顧其他經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域研究課題，作者不僅包括各經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域?qū)＜覍W(xué)者、各大專院校師生、研究機(jī)構(gòu)資深人士，還有政府、行業(yè)主管部門領(lǐng)導(dǎo)及企業(yè)家，因其權(quán)威性、系統(tǒng)性、前瞻性而廣受業(yè)界人士關(guān)注。
1啟動過程
1.1項(xiàng)目背景
淮北礦業(yè)始建于1958年，前身為淮北礦務(wù)局，1998年改制為淮北礦業(yè)(集團(tuán))有限責(zé)任公司，同年由原直屬煤炭部轉(zhuǎn)為安徽省直屬企業(yè)，現(xiàn)已發(fā)展成為以煤電、化工、現(xiàn)代服務(wù)為主的國有大型企業(yè)。公司設(shè)有機(jī)關(guān)職能部門15個，現(xiàn)有各級控股子公司200家、參股改制子公司3家、分公司30家。
1.2項(xiàng)目目標(biāo)
通過吸收先進(jìn)大型企業(yè)合同信息管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合淮北礦業(yè)自身的實(shí)際情況，建立起淮北礦業(yè)合同管理信息系統(tǒng)。
1.3總體解決方案
以ERP技術(shù)貫穿始終，做好關(guān)鍵業(yè)務(wù)，以合同管理為實(shí)施信息化主線，以線帶面，穩(wěn)步推進(jìn)。業(yè)務(wù)信息化要量力而行，以“解決主要業(yè)務(wù)問題，不增加無謂工作量”為原則，不能讓信息化導(dǎo)致業(yè)務(wù)復(fù)雜化。要降低實(shí)施阻力，依據(jù)各部門的實(shí)際情況及管理需求確定實(shí)施方法。
2規(guī)劃過程
制定項(xiàng)目管理計(jì)劃、實(shí)施計(jì)劃，結(jié)合淮北礦業(yè)合同管理信息系統(tǒng)的目標(biāo)及業(yè)務(wù)需求，項(xiàng)目實(shí)施方式以先規(guī)范流程、其次梳理靜態(tài)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、再收集確認(rèn)動態(tài)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)(未關(guān)閉的合同等)進(jìn)行，從整體上劃分成五個階段：(1)項(xiàng)目啟動階段的時間為期1個月，包括了項(xiàng)目計(jì)劃，項(xiàng)目章程，組織結(jié)構(gòu)，人員職責(zé)，項(xiàng)目工作環(huán)境等的設(shè)定，以項(xiàng)目啟動大會的召開為里程碑事件。(2)系統(tǒng)規(guī)劃階段的時間為2個月，包括了針對供合同管理調(diào)研問卷、原始需求調(diào)研、藍(lán)圖設(shè)計(jì)、實(shí)現(xiàn)方案等內(nèi)容，以實(shí)現(xiàn)方案的評審?fù)ㄟ^為里程碑事件。(3)系統(tǒng)準(zhǔn)備階段的時間為3個月，包括了針對合同管理的流程配置、二次開發(fā)、內(nèi)部測試、集成測試、壓力測試、用戶培訓(xùn)、用戶接受性測試等內(nèi)容，以客戶簽署用戶接受性測試報告為里程碑事件。
(4)系統(tǒng)上線階段的時間為3個月，包括了針對合同管理的上線數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備、上線運(yùn)行維護(hù)、系統(tǒng)應(yīng)用保障性培訓(xùn)，以系統(tǒng)上線運(yùn)行報告的評審?fù)ㄟ^為里程碑事件。(5)測試完善階段的時間為3個月，包括了針對合同管理實(shí)施及二次開發(fā)文檔交接、驗(yàn)收材料梳理、項(xiàng)目驗(yàn)收等內(nèi)容，以項(xiàng)目驗(yàn)收報告評審?fù)ㄟ^為里程碑事件。
3執(zhí)行過程
3.1合同信息化系統(tǒng)硬件網(wǎng)絡(luò)環(huán)境
硬件網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是系統(tǒng)實(shí)施的基礎(chǔ)，是系統(tǒng)順利實(shí)施的保證，硬件網(wǎng)絡(luò)環(huán)境符合應(yīng)符合系統(tǒng)運(yùn)行的主要需求：服務(wù)端：高性能的PC機(jī)或PC服務(wù)器(含大容量硬盤)服務(wù)器端操作系統(tǒng)：Win2003/AdvancedServer、C/S以上系統(tǒng)客戶端操作系統(tǒng)：WindowsXP/7以上操作系統(tǒng)。
3.2合同信息化管理方案
(1)合同信息均網(wǎng)上錄入。將招投標(biāo)文件、合同文本及相關(guān)材料錄入合同信息化平臺。在信息一次性錄入后，不但能夠合同信息一目了然，進(jìn)而也實(shí)現(xiàn)了信息共享的目的，也為管理工作人員能夠及時提取合同信息進(jìn)行查看、分析。(2)合同網(wǎng)上會審。在進(jìn)行會審工作時，會審人員根據(jù)限制的時間參見合同網(wǎng)上會審的工作。能夠根據(jù)網(wǎng)上合同條款提出修改意見，并且通過合同信息化管理的封閉能夠不受外部的影響，使得整個評議流程公開、透明，進(jìn)而保證公司會審的公開性、合理性、程序性。
(3)合同信息跟蹤。由于合同信息化管理能夠讓管理人員及時提取合同信息，以方便進(jìn)行更改。實(shí)現(xiàn)合同信息化管理不但能夠讓合同信息具有完整性，并且也能夠?yàn)楣芾砣藛T帶去方便。(4)合同風(fēng)險網(wǎng)上監(jiān)控。在實(shí)施的過程中往往會出現(xiàn)意外的現(xiàn)象，合同管理要求必須將實(shí)際風(fēng)險限制在可控范圍內(nèi)。為了防止風(fēng)險的發(fā)生，企業(yè)應(yīng)該預(yù)先制定風(fēng)險管理方案，以及解決的辦法。能保證在出現(xiàn)意外時，能夠及時解決。
3.3合同信息化管理的措施
(1)健全合同信息化全流程管控。草擬具有經(jīng)濟(jì)性和法律性等特性的合同文本，按照合同的內(nèi)容以及條款進(jìn)行錄入平臺，加強(qiáng)合同會審的流程，做到從承辦到歸檔的全流程管控，是合同信息化管理工作的重點(diǎn)。
(2)規(guī)范和優(yōu)化合同管理流程和管理系統(tǒng)功能。先了解國內(nèi)合同管理信息化的現(xiàn)狀和水準(zhǔn)，并且結(jié)合集團(tuán)公司自身合同管理的現(xiàn)狀規(guī)范企業(yè)合同管理的流程。同時合同信息化系統(tǒng)應(yīng)該滿足管理先進(jìn)、可擴(kuò)展、易維護(hù)、安全、穩(wěn)定、高效的要求。
(3)專業(yè)人員的缺乏是影響合同信息管理化不足的重要原因。集中對管理人員進(jìn)行專業(yè)技術(shù)知識的講授以及對其進(jìn)行技術(shù)方面的培訓(xùn)。熟練運(yùn)用合同信息化管理平臺，從而更好地進(jìn)行合同信息的管控工作。通過ERP技術(shù)應(yīng)用到日常的管理工作中能夠有效提升管理人員的工作效率并且能夠提高企業(yè)的管理水平。將文字報表的處理，統(tǒng)計(jì)報表的處理，招投標(biāo)書的編寫、財務(wù)收支的管理等工作交給計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息化處理。
4監(jiān)控過程
風(fēng)險識別與控制計(jì)劃。風(fēng)險管理是在項(xiàng)目整個生命周期內(nèi)，循環(huán)執(zhí)行風(fēng)險識別、風(fēng)險分析、風(fēng)險減緩與消除和風(fēng)險跟蹤，在風(fēng)險發(fā)生之前識別風(fēng)險，并采取風(fēng)險防范措施，有計(jì)劃地消除或降低風(fēng)險，將風(fēng)險對項(xiàng)目的影響降到最低。風(fēng)險識別包含在項(xiàng)目實(shí)施的每一階段中。風(fēng)險識別包括確定可能對項(xiàng)目造成影響的風(fēng)險，并且把每一風(fēng)險的特性編制成文檔，同時對風(fēng)險進(jìn)行等級分類，并針對不同的風(fēng)險等級制定不同的解決方案。項(xiàng)目風(fēng)險控制將通過制定統(tǒng)一的“項(xiàng)目風(fēng)險&問題記錄表”表格進(jìn)行管理，同時風(fēng)險識別與控制將通過如下流程管理：(1)風(fēng)險提出：項(xiàng)目啟動之前預(yù)測風(fēng)險;或在項(xiàng)目實(shí)施過程中由項(xiàng)目人員(或各項(xiàng)目小組)提出其所面臨的最迫切的議題，并提出對應(yīng)之解決方案。(2)風(fēng)險列管：列示風(fēng)險項(xiàng)目，分析、判斷風(fēng)險的真?zhèn)我约帮L(fēng)險程度并將其列入“項(xiàng)目風(fēng)險&問題記錄表”表格中。(3)風(fēng)險追蹤：跟蹤風(fēng)險的出現(xiàn)以及風(fēng)險問題的解決。(4)風(fēng)險檢查：檢查風(fēng)險控制的效果。(5)實(shí)施整體變更控制。
5測試完善
正式上線是指系統(tǒng)在試運(yùn)行一段時間后，運(yùn)行正常且數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，符合上線條件。主要工作包括集中培訓(xùn)、集中初始化、上線跟蹤。
5.1集中培訓(xùn)
培訓(xùn)是指在系統(tǒng)正式上線之前，對用戶進(jìn)行的操作指導(dǎo)，也是知識轉(zhuǎn)移的一項(xiàng)手段。實(shí)施本項(xiàng)目的目標(biāo)之一是為了宣貫新制定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，使用戶掌握并使用系統(tǒng)，從而達(dá)到企業(yè)管理的目的，以及培養(yǎng)企業(yè)自身的業(yè)務(wù)流程和信息系統(tǒng)專家。集中培訓(xùn)能更好地實(shí)現(xiàn)此目標(biāo)，同時，最終的考評也容易使學(xué)員形成你爭我趕的學(xué)習(xí)氛圍，更有效地收獲知識。主要包括準(zhǔn)備培訓(xùn)資料、搭建培訓(xùn)環(huán)境、實(shí)施培訓(xùn)、培訓(xùn)效果考評等工作。
5.2集中初始化
集中初始化即在正式環(huán)境中錄入系統(tǒng)啟用日期的相關(guān)余額及卡片類數(shù)據(jù)。主要包括：計(jì)量單位、結(jié)算方式、合同類型、合同模板、合同條款、計(jì)劃類型、附件類型等工作，在規(guī)定時間內(nèi)完成系統(tǒng)初始化并且數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。
5.3上線跟蹤
上線后及時跟蹤業(yè)務(wù)進(jìn)展情況;整理系統(tǒng)問題匯總表;匯報上線及試運(yùn)行工作情況等工作。
5.4項(xiàng)目驗(yàn)收
項(xiàng)目驗(yàn)收是指完成上線任務(wù)，并且系統(tǒng)符合驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，雙方為結(jié)束本階段而進(jìn)行的一系列活動。主要工作包括：整理項(xiàng)目驗(yàn)收方案;提交項(xiàng)目驗(yàn)收方案及申請;整理項(xiàng)目驗(yàn)收資料;召開項(xiàng)目驗(yàn)收會議;簽訂項(xiàng)目驗(yàn)收報告、后續(xù)項(xiàng)目驗(yàn)收以此方案為準(zhǔn)。
6結(jié)束語
建立一套ERP全流程的合同信息共享管控平臺，對合同的集中管理，方便相關(guān)人員查詢，實(shí)現(xiàn)合同信息共享、管理;對合同待辦的各項(xiàng)事務(wù)及逾期未辦事務(wù)進(jìn)行提醒、預(yù)警，確保事務(wù)得到有序處理;提供對合同執(zhí)行情況的動態(tài)反饋，加強(qiáng)合同跟蹤管理，有效規(guī)避法律風(fēng)險，有效提高工作效率。
參考文獻(xiàn)：
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作者：張保軍，鄧華
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