涔天河水庫擴建工程檔案于2020年12月通過水利部和湖南省水利廳聯合舉行的項目檔案專項驗收，檔案驗收等級為優良。 作為國務院批準的全國172項重大水利工程之一，涔天河水庫擴建工程檔案的管理模式可以為類似的水利樞紐工程檔案管理提供借鑒和參考。
一、涔天河水庫擴建工程概況
涔天河水庫擴建工程位于湖南省永州市江華瑤族自治縣東田鎮(現更名為涔天河鎮)。 水庫壩高114.0m，正常蓄水位313.0m，總庫容15.1億m3，防洪庫容2.5億m3，電站裝機容量200MW(4×50MW)，多年平均發電量4.576億千瓦時，設計灌溉面積111.46萬畝(灌區工程為單獨立項的配套工程)，施工總工期46個月，工程建設總投資60.0068億元。
檔案論文范例：談紙質底圖檔案數字化全過程管理
二、工程檔案管理面臨的問題
涔天河水庫擴建工程檔案工作起步于2012年，在工程建設起步階段，檔案管理面臨著如下問題。
1.工程投資大，檔案工作任務重。 涔天河水庫擴建工程投資額為60.0068億元，樞紐工程劃分為17個單位工程，117個分部工程，加上各種臨時合同、移民合同等，合同共300余個; 移民安置人口2萬余人。 工程文件資料繁多，檔案歸檔工作任務重。
2.參建單位眾多，檔案管理難度大。 建設項目工程需要消耗較長的時間，中小型項目工程一般需要一二年的時間，涔天河水庫擴建工程的施工時間是從2012年至2020年，工程從開工至驗收時間長達8年。 工程檔案的工作量隨著施工時間的延長而增大，工作難度也隨著參建單位的增加而變得更加復雜。 涔天河水庫擴建工程參建單位60多個，涉及設計、監理、監造、施工、試驗、設備供應等各個方面。 大部分參建單位存在工程任務重、檔案管理意識淡薄、檔案人員不固定等問題; 再加上參建單位專業雜、分布散、進場時間不統一，增加了檔案工作的管理難度。
3.檔案人員不足，缺少經驗。 涔天河公司成立之初，只有一名檔案專職人員，檔案人員是工程技術人員出身，沒有經過系統培訓，也缺少大型水利工程的檔案管理經驗。 面對繁多的檔案文件以及眾多的參建單位，檔案工作開展較困難。
三、工程檔案管理模式
涔天河公司在檔案工作任務重、人員經驗不足、管理難度大的情況下，結合工程實際，發揮涔天河公司主體作用，強化頂層設計與同步管理，形成建管單位和參建單位的聯動機制。
1.強化頂層設計，構建管理網絡體系。
(1)健全工作機制，打好工作基礎。 涔天河公司成立了涔天河水庫擴建工程檔案工作領導小組，明確公司主要領導任組長，綜合檔案室歸口管理檔案工作，領導小組成員負責檔案管理工作整體的規劃，并建立了包括項目法人、設計單位、施工單位、監理單位在內的檔案管理網絡體系，各項目部均落實了專(兼)職檔案人員及聲像檔案專責人，實現了制度上墻、責任到人。
(2)加大檔案培訓力度。 涔天河公司采取“引進來”和“走出去”相結合的培訓方式。 從2013年至2018年，涔天河公司每年與長江檔案館簽訂《檔案管理業務指導合同》，長江檔案館專家每個季度都來公司進行檔案工作業務指導，對檔案日常管理中出現的問題進行解答，同時開展“現場檔案工作教學”，檔案人員把檔案工作的理論與實際相結合，在實踐中培訓，在工作中學習。 通過檔案培訓，檔案管理人員對檔案規范化、標準化有了較深刻認識，業務素質得到了較大提升。
(3)保障檔案經費投入。 涔天河公司專門列支檔案工作專項經費，并狠抓硬件、軟件設施建設，新建了245平方米的檔案庫房及辦公用房，安裝了辦公電腦及檔案軟件、檔案密集架、掃描儀、裝訂機、消磁柜等檔案設備，配備了滅火器、除濕機、溫濕度計、防蟲藥等庫房安全用品，訂制了專用的檔案盒、卷皮、設計圖紙檔案袋、相冊等檔案用品，全方位提升了檔案工作軟硬實力，
(4)建立健全檔案管理制度。 涔天河公司2012年以來先后制定了《檔案庫房管理制度》《檔案利用和保密制度》《檔案人員崗位職責》《立卷歸檔制度》等，對檔案管理工作中的人員職責、檔案目標、收集整理等檔案工作各個方面提出規范要求。 為規范檔案管理工作，在長江檔案館專家的指導下，2012年、2014年公司先后制定和修改了《湖南涔天河工程建設投資有限責任公司工程檔案管理辦法》，對工程檔案的收集、分類、整理、歸檔、驗收、考核獎懲、規范整理細則等作了詳細說明和細致要求，成為涔天河水庫擴建工程檔案工作指南。 2018年樞紐工程通過正常蓄水位蓄水階段驗收后，出臺了《涔天河水庫擴建樞紐工程檔案管理辦法》。 公司制度在檔案管理工作中日益完善，形成了“檔案制度指導工作實踐、工作實踐完善檔案制度”的良性循環，使工程檔案管理始終處于科學、規范、高效的制度化管理狀態。
(5)將檔案工作納入年度績效考核范圍。 涔天河公司為推動檔案工作順利開展，建立了檔案績效考核制度，每年與公司各部室簽訂《檔案管理責任書》，各部室負責人對項目文件的形成、積累、保管負全責，兼職檔案員具體負責收集、初步整理、移交預立卷等工作，履職情況與年終績效掛鉤。 辦公室先后印發了6期專版《督查通報》，對不按節點完成歸檔移交任務的部室進行通報和處罰。 針對兼職檔案人員事務多、整編業務不夠熟悉的現狀，檔案室做好指導和服務工作，采取了“手把手教”“面對面反饋意見”“勤督促”“協助錄”等多種措施，使工程檔案及時、準確歸檔。
2.強化同步管理，形成參建單位聯動機制。 涔天河水庫擴建工程檔案工作牽涉面極廣，參建單位眾多，如果只是項目法人涔天河公司一方參與，檔案工作會出現“孤掌難鳴”的局面; 而參建單位檔案收集難、整編亂、移交慢是工程建設領域普遍存在的問題。 為解決這個問題，涔天河公司全面落實檔案管理職責，把檔案管理和工程建設同步開展，充分利用過程控制和考核管理等方式方法，引領檔案工作向規范化發展。
(1)工程項目建設與檔案工作同步開展。 涔天河公司始終堅持檔案工作與工程建設同頻共振，切實做到同步規劃、同步建設、同步管理。 落實“四納入”：一是納入公司計劃。 公司制定計劃任務時，一并制定文書及工程檔案的工作計劃，并逐一細化檔案人員職責、目標、內容與要求等。 二是納入合同管理。 在擬定和簽訂工程項目合同時，明確施工、監理、設備等各參建單位檔案工作要求，使檔案工作數量、質量、移交時間和違約處罰等有據可查、有據可依。 三是納入建設管理。 在開展工程質量檢查、安全檢查、進度檢查等工作時，對工程檔案資料進行跟蹤檢查，確保工程檔案管理工作和工程進度、質量等相符。 四是納入驗收管理。 在進行工程驗收時，堅持“工程檔案專項驗收不合格則工程竣工驗收不通過”原則，把檔案管理工作貫穿在工程開工到驗收全過程。
(2)實行過程控制，對檔案形成層層把關。
①收集關：涔天河公司首先解決“收什么”的問題，即確定歸檔范圍。 各參建單位結合工程建筑物類型、單位工程劃分情況等標段工程實際情況，依據工程檔案管理辦法中《歸檔范圍與保管期限表》及合同要求，制定本標段詳細的《歸檔范圍和保管期限表》，經監理審核、項目法人批準后，作為該合同檔案資料收集工作的依據。 歸檔范圍確定后，綜合檔案室人員與工程技術人員在檢查工程進度與施工質量的同時，檢查工程檔案的收集、整理情況; 檔案人員還主動、不定期深入各自聯系的參建單位檢查指導檔案收集工作，做好檔案檢查記錄，提出意見。
②預立卷關：結合工程實際，涔天河公司要求參建單位在分部驗收兩個月后必須完成檔案預立卷工作，對預立卷質量不過關的，由長江檔案館檔案專家出示詳細指導報告，綜合檔案室填寫具體的檢查意見表，下發工作聯系單，要求限期整改，并督促整改到位。
③歸檔驗收關：工程完工結算前，綜合檔案室要求各參建單位將文件材料歸檔，并組織人員進行檔案驗收。 有監理或監造單位的，歸檔需填寫《完工(竣工)資料移交表》; 無監理或監造單位的，歸檔需填寫《檔案歸檔審簽單》。 檔案驗收的審查流程是：監理單位對項目文件的完整、準確、系統性進行評價并出具審查意見，工程管理部門對項目文件的完整、準確、系統性進行評價并出具審查意見，之后檔案人員重點審查項目文件歸檔的完整性和整理的規范性和系統性，即對照歸檔范圍和移交目錄，以及附件是否齊全、文件是否閉合等，來審查歸檔資料的完整性，對照檔案整理工作要求審查案卷質量是否合格，并出具審查意見。
④完工結算關：為了規范參建單位檔案移交入庫行為，公司專門在工程完工結算支付證書上增加“檔案室意見”一欄，檔案室負責人依據《完工(竣工)資料移交表》或《檔案歸檔審簽單》，在意見欄上簽署支付意見，對檔案沒有通過驗收或者通過驗收后沒有移交入庫的，在完工結算時實行一票否決。
(3)規范檔案整編格式。 涔天河水庫擴建工程項目檔案整編遵循“七個統一”要求，即檔案盒統一、卷皮統一、相冊統一、案卷目錄格式統一、卷內目錄格式統一、照片標注格式統一、檔案盒脊背標注統一。 公司還采取以點帶面方式，將目錄五花八門、排列雜亂無章、簽字蓋章不全的單位工程檔案作為整編示范資料，歷時幾個月整編成收集齊全、錄入規范、排列有序、題名準確的檔案資料，為其他參建單位提供了很好的借鑒。
四、結語
總而言之，涔天河公司在樞紐工程建設中結合工程實際，通過發揮項目法人的主體作用，采取各項制度措施規范檔案管理，形成參建各方檔案聯動機制，使檔案管理協調發展，最終實現項目文件分類、組卷合理，反映了項目建設的全過程，也滿足了水利檔案可持續發展目標，對類似水利樞紐工程的檔案管理工作具有借鑒作用。
作者：陳常健 李雨婷
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