隨著形勢的發展，檔案信息化建設已經成為檔案管理的重要內容，信息化程度的高低也直接決定了檔案管理與利用工作的質量與效率。高校檔案作為檔案工作的重要組成部分，其信息化建設得到了較快的發展，但由于檔案信息化管理制度不健全、檔案人員的思想觀念落后及綜合素質和專業技能不高等自身條件的限制，如何做好高校檔案信息化建設，使其能夠結合高校檔案工作實際，結合實際工作，對這一工作進行了思考。
（一）大量數字化檔案信息形成的需要。傳統型的檔案是建立在手工管理的基礎上，其檔案信息服務也是以手工服務為主要手段，這種管理方式及檢索利用水平，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經被清洗、丟失，這種傳統的檔案管理模式嚴重滯后于人們對檔案信息的現實需求，為此，高校檔案工作必須走信息化建設道路，高校檔案信息化建設已經擺在了十分突出的位置。
（二）實現檔案管理模式優化的需要。隨著數字化校園的建設與實施，檔案信息化建設可以實現網上歸檔，將處理完畢的文件資料上傳到檔案管理網絡中，檔案工作人員在網絡中進行檢查驗收即可，電子檔案的系統化管理，能夠從文件的產生、運轉、歸檔、利用進行全程控制。
（三）經濟社會科技發展的需要。2000年12月，檔案局、中央檔案館印發的《全國檔案事業發展“十五”計劃》，把“加快檔案信息化建設”列入其中，高校檔案信息化建設已經擺在了十分突出的位置。隨著我國教育和科研網的建立，使得高校過去形成檔案的文件、通知、規章制定等主要材料，現在都是用電子文件的形式進行網上發布，高校檔案工作只有適應這樣的發展趨勢，才能做到與時俱進、同步發展，才能適應。
（一）檔案信息化建設中的相關制度與法律不健全。目前，有一些關于電子文件的法律法規，但不是很全面，檔案信息化標準建設也不是很完善。雖然有《計算機病毒防治的辦法》、《電子文件歸檔及管理規范》、《cad電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》等法律法規，但是，關于電子檔案真實性界定的法律等仍然沒有或者不盡完善。這些配置不夠合理的因素將導致高校檔案信息化建設漫長而坎坷。
（二）檔案人員的思想觀念落后及綜合素質和專業技能不高。由于高校檔案機構的檔案人員大都為年齡較大、學歷層次較低的人，所以他們的科學文化知識有限，接受新事物的心態相對比較保守。面對信息化趨勢，他們不能很快適應信息化的要求，甚至干脆還用傳統的方法來進行檔案工作。還有一些檔案人員對高校檔案信息化的理解不夠準確，他們認為只要購置和使用了現代化的計算機設備以及其他現代辦公設備，就代表我們已經實現高校檔案信息化了。在這些方面，高校檔案機構的檔案人員整體的思想觀念滯后，需要改進和提高。在信息化背景下，對高校檔案管理人員的專業技能的要求比以前更高，綜合素質指標也比以前大有擴充。然而，在目前的環境下，許多高校檔案管理人員缺乏信息網絡技術和計算機技術技能，他們有的甚至不會電腦的基本操作，這必然阻礙高校檔案信息化建設。
（一）建立和完善檔案信息化建設的制度。高校領導要提高制度建設對檔案信息化建設工作意義的認識。在增強自身檔案信息化意識的同時，要認識到檔案管理制度是貫徹落實高校檔案信息化建設過程中的各項決策，保證各項工作順利開展、完成各項工作計劃和目標的保障。高校領導要組織相關人員建立一套切實可行、符合本校實際的檔案管理規章制度，健全高校檔案制度體系，確保高校檔案信息化建設的各方面都有法可依、有章可循。同時，要加強規章制度的執行力度，確保檔案管理體系的有效運行。
（二）樹立檔案工作者正確意識。高校在培養檔案信息專門人才過程中，必須使檔案工作者改變傳統的思想觀念，使自己能按照檔案工作現代化的要求自覺學習和更新知識，運用現代技術和信息技術于檔案管理工作的實踐，不斷創新檔案管理工作。隨著信息技術、現代科學技術和數字化技術的快速發展，作為高校現代檔案信息服務主角的檔案工作者，不再是以往單純的檔案管理員。高校廣大的檔案工作者必須具有創新意識和科研能力，積極接受繼續教育及終身教育，努力培養自己具有更深的層次、更高的綜合素質，把自己從一般的管理者變為檔案信息專家，由傳統的“檔案保管者”變為“檔案信息管理者”。
（三）人員素質提高。我們面臨的是科技革命日新月異的時代，隨著檔案信息化建設的發展，檔案工作的重點必然向更深層次的信息領域進展，因此，一方面要引進相關領域人才，一方面要對現有檔案工作者進行針對性的培訓，如加強計算機、信息、網絡和多媒體等知識和技術的培訓。更新其知識結構，提高檔案工作者的專業水平。檔案人員要不斷提高自身素養，恪守檔案工作紀律，認真貫徹執行《檔案法》，嚴守黨和、高校的機密，適應新形勢，樹立超前的管理意識，發揮其自身的協調能力與各部門建立良好的關系，不斷提高自身綜合素質。
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