1.圖表的編排
在論文中，圖表和公式要求按在章節(jié)中出現(xiàn)的順序分章編號(hào)，例如圖1-1，表2-1，公式3-4等。在插入或刪除圖、表、公式時(shí)編號(hào)的維護(hù)就成為一個(gè)大問題，比如若在第二章的第一張圖(圖2-1)前插入一張圖，則原來的圖2-1變?yōu)?-2，2-2變?yōu)?-3，……更糟糕的是，文檔中還有很多對(duì)這些編號(hào)的引用，比如“流程圖見圖2-1”。如果圖很多，引用也很多，那么手工修改這些編號(hào)是一件很費(fèi)勁的事情，而且還容易遺漏，表格和公式也存在同樣的問題。
能不能讓W(xué)ord對(duì)圖表公式自動(dòng)編號(hào)，在編號(hào)改變時(shí)自動(dòng)更新文檔中的相應(yīng)引用?答案是肯定的。下面以圖的編號(hào)為例說明具體的做法。
自動(dòng)編號(hào)可以通過Word的“題注”功能來實(shí)現(xiàn)。按論文格式要求，第一章的圖編號(hào)格式為“圖1-×”。將圖插入文檔中后，選中新插入的圖，在“插入”菜單選“題注”，新建一個(gè)標(biāo)簽“圖1-×”，編號(hào)格式為阿拉伯?dāng)?shù)字(如果不是點(diǎn)擊“編號(hào)”修改)，位置為所選項(xiàng)目下方，單擊“確定”后Word就插入了一個(gè)文本框在圖的下方，并插入標(biāo)簽文字和序號(hào)，此時(shí)可以在序號(hào)后鍵入說明，比如“形態(tài)學(xué)膨脹運(yùn)算示例”，還可以移動(dòng)文本框的位置，改動(dòng)文字的對(duì)齊方式等。再次插入圖時(shí)，就不用新建標(biāo)簽了，直接選擇添加“題注”就可以，Word會(huì)自動(dòng)按圖在文檔中出現(xiàn)的順序進(jìn)行編號(hào)。
在文檔中引用這些編號(hào)時(shí)，比如“如圖1-1所示”，分兩步做。插入題注之后，選中題注中的文字“圖1-1”，在“插入”菜單選“書簽”，鍵入書簽名，點(diǎn)“添加”。這樣就把題注文字“圖1-1”做成了一個(gè)書簽。在需要引用它的地方，將光標(biāo)放在插入的地方(上例中是“如”字的后面)，在“插入”菜單選“交叉引用”，彈出對(duì)話框中引用類型，選“書簽”，“引用內(nèi)容”為“書簽文字”，選擇剛才鍵入的書簽名后點(diǎn)“插入”，Word就將文字“圖1-1”插入到光標(biāo)所在的地方。在其他地方需要再次引用時(shí)直接插入相應(yīng)書簽的交叉引用就可以了，不用再做書簽。
至此，我們就實(shí)現(xiàn)了圖的編號(hào)的自動(dòng)維護(hù)。當(dāng)在第一張圖前再插入一張圖后，Word會(huì)自動(dòng)把第一張圖的題注“圖1-1”改為“圖1-2”，文檔中的“圖1-1”也會(huì)自動(dòng)變?yōu)椤皥D1-2”。
表格編號(hào)的做法與圖相同，唯一不同的是表格的題注在表格上方，且要求左對(duì)齊。
這里順便說一下，交叉引用、書簽和題注都是Word的域。域是文檔中可能發(fā)生變化的內(nèi)容，Word使用域來進(jìn)行文檔自動(dòng)化。多個(gè)域的聯(lián)合使用可以實(shí)現(xiàn)更復(fù)雜的功能，各個(gè)域的具體使用方法請(qǐng)參考Word的幫助。
關(guān)鍵提示
(1)題注中新建標(biāo)簽時(shí)，Word會(huì)自動(dòng)在標(biāo)簽文字和序號(hào)之間加一個(gè)空格，看起來不那么舒服，可以在插入題注后將空格刪除，然后再將文字做成書簽。
(2)書簽名最好用圖(表、公式)的說明文字，盡量做到見“名”知“圖”。
(3)圖(表、公式)的編號(hào)改變時(shí)，文檔中的引用有時(shí)不會(huì)自動(dòng)更新，可以鼠標(biāo)右擊“引用文字”，在彈出的菜單中選“更新域”。關(guān)閉文檔再打開Word會(huì)更新所有的域。
2.公式的編排
公式的編號(hào)略有不同，插入公式后，將公式單獨(dú)放在一個(gè)段落，版式為“嵌入式”(Word默認(rèn))，光標(biāo)放在公式之后，不要(注意是“不要”)選中公式，在“插入”菜單選“題注”，由于沒有選中項(xiàng)目，所以“位置”一項(xiàng)為灰色，新建標(biāo)簽“公式1-”，點(diǎn)擊“插入”，Word就將標(biāo)簽文字和自動(dòng)產(chǎn)生的序號(hào)插入到光標(biāo)所在位置。在文檔中引用公式編號(hào)的方法與圖相同，此處不再贅述。論文里的公式要求單獨(dú)放在一個(gè)段落，公式居中;按章節(jié)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)用小括號(hào)括起來放在右邊行末，具體的方法采用“制表位”來實(shí)現(xiàn)。
用制表位的方法來處理公式的排版，很簡(jiǎn)單也很方便，不用去敲很多空格去把公式挪到中間，編號(hào)推到行末。若公式或編號(hào)的長(zhǎng)度發(fā)生變化，Word會(huì)自動(dòng)調(diào)節(jié)以使公式始終在頁(yè)面的中間，編號(hào)始終在行末，不會(huì)因?yàn)楣交蚓幪?hào)變長(zhǎng)而換行。
制表位是指水平標(biāo)尺上的位置，它指定了文字縮進(jìn)的距離或一欄文字開始的位置，使用戶能夠向左、向右或居中對(duì)齊文本行;或者將文本與小數(shù)字符或豎線字符對(duì)齊。默認(rèn)情況下，按一次Tab鍵，Word將在文檔中插入一個(gè)制表符，其間隔為0.74厘米。
首先輸入公式和編號(hào)，公式的版式選擇“嵌入式”，編號(hào)用小括號(hào)括起來。然后把光標(biāo)放在公式所在的段落里，點(diǎn)擊頁(yè)面左上角的制表位圖標(biāo)，切換到居中制表位，用鼠標(biāo)在水平標(biāo)尺上大約中間的位置點(diǎn)一下，這樣就放置了一個(gè)居中制表位在點(diǎn)擊的地方，如果位置不合適，還可以用鼠標(biāo)拖動(dòng)進(jìn)行調(diào)節(jié)。再把左上角的制表位圖標(biāo)切換到右對(duì)齊制表位，用放置居中制表位相同的方法放置一個(gè)右對(duì)齊制表位在行末。設(shè)置好制表位后，把光標(biāo)放在公式的前面，按一下Tab鍵，這樣就在公式的前面插入了一個(gè)制表符，此時(shí)公式以居中制表位為中心居中對(duì)齊，再把光標(biāo)移到公式和左括號(hào)之間，再按Tab鍵插入一個(gè)制表符，編號(hào)就放到行末了。
更簡(jiǎn)單的作法是把公式段落的設(shè)置保存為樣式，所有的公式段落應(yīng)用此樣式，既簡(jiǎn)單又方便，而且可以保持所有的公式段落制表位的一致。
關(guān)鍵提示
(1)按一次Tab鍵插入的是一個(gè)制表符，因此不要在文檔中用制表符代替空格來產(chǎn)生空白間隔。不然若把這段文字粘貼到其他存在不同制表位的段落，或文檔的制表符默認(rèn)設(shè)置變化時(shí)，版面就會(huì)混亂。
(2)有時(shí)候按Tab鍵后Word會(huì)產(chǎn)生一個(gè)灰色箭頭，這實(shí)際上是Word的制表符格式標(biāo)記，格式標(biāo)記還有段落標(biāo)記(拐彎的箭頭)、空格(灰色圓點(diǎn))等。這些格式標(biāo)記在打印文檔時(shí)是不會(huì)打印出來的，格式標(biāo)記是否顯示以及顯示哪些可以在“工具 | 選項(xiàng)”的“視圖”選項(xiàng)卡里進(jìn)行。
