【摘要】教學秘書是高校二級學院最基層的教學管理人員,在高校的日常管理中起著承上啟下的橋梁作用,為教學工作的順利開展提供了必要的服務和保障。本文從教學秘書工作的特點及作用著手,分析了高校教學秘書工作中普遍存在的待遇偏低、隊伍不穩定、崗位職責范圍不明等問題,提出了高度重視、提高待遇、優化機制等措施。
高校的基本職能和根本任務是傳授知識、為現代化建設培養人才,教學工作是學校的中心工作,因而也就決定了教學管理在高校中具有至關重要的作用。高校教學秘書是指在高等學校院二級教學部門的教學管理中負責各類工作,并承辦上級領導交辦的各項有關工作的教學輔助管理人員。是高校落實辦學理念、維持教學工作正常開展必不可少的重要力量。
近年來,隨著學校招生人數的不斷增加和辦學規模的不斷擴大,高等院校普遍實行兩級管理模式,學校的教學管理重心下移,原來由學校教務處承擔的教學管理工作下移到各個二級院(系)。由此以來,二級學院教學秘書承擔的日常教學管理事務成倍增加,教學秘書既要起到連接學校教務處和院(系)教學工作的橋梁和紐帶作用、協調院(系)領導、教師和學生之間的關系,又要完成本院(系)的教學管理和組織工作.
教學秘書是一項專業性很強的工作,它要求教學秘書既要熟悉專業課程的內容和特色,又要掌握行政與文秘的基本技能。這就要求教學秘書具備出眾的職業素養,以便能夠從容應對各類突發問題。
教學秘書的宗旨是為教學服務、為教師服務、為學生服務,這是教學秘書一切工作的出發點和歸宿。教學秘書服務的對象是有思想、有知識的人,面對成千上萬的性格迥異、受教育程度、生活環境的不同的教師和學生,都使教學秘書服務的難度加大。由于教師和學生是學校的主體,因此,教學秘書的工作必須建立在真心誠意服務的基礎上,急教師所急,解學生所難,全心全意為教師和學生服務。
教學秘書工作貫穿于教學活動的全過程,包括教學管理的方方面面,工作量大;涉及教師和學生的根本利益,工作難度大,但要求準確不得有任何失誤與差錯,否則會造成嚴重的教學事故。
教學秘書受學校教務處和院(系)領導的雙重領導,既要協助院領導完成教務處下達的各項具體的教學工作,又要做好日常教學管理工作。另外,教學秘書要協助院(系)領導完成本學院各專業人才培養方案的制定、每學期教學任務安排、各類等級考試的報名確認、成績的登錄、教材的訂購、教學檔案的管理、模擬和實習安排及成績匯總、畢業論文的選題、教師工作量的核算等教學管理工作和學生成績的管理、畢業資格審定等學生管理工作,以保證教學秩序的正常井然、教學計劃的順利實施和教學目標的實現。
任課教師工作在教學一線,是學校教學工作的主力軍,要保證其教學工作的順利進行,必須有教學秘書的密切配合。在每學期初,教學秘書要向任課教師發放教學課表、學生學習情況記錄本等,在學期中,要組織教師做好期中教學檢查工作,提交聽課記錄表和期中教學檢查小結;在學期末,要組織老師期末考試出卷、登錄考試成績,協助老師進行首開課、開新課的資格審查等。在教學過程中,還要經常幫助老師處理和協調一些臨時性的問題,如解決老師因特殊情況需要調課、更換教室等問題。
學生是學校的學習主體,其學習成績、綜合素質決定著學校的教學質量.教學秘書的工作性質決定了他們必須經常和學生接觸,他們每學期都要完成學生緩補考及重修考試的安排、各種等級考試的報名、對學生成績進行整理匯總等工作,每一項工作都與學生的切身利益息息相關,必須以高度的責任感及時準確地落實到位。在教學管理過程中,學生若對教學和教學管理工作有什么意見和建議或在學習過程中遇到什么問題,教學秘書通常要與教學管理部門、院(系)領導或有關教師溝通聯系,協調解決各方面的問題。
教學秘書的工資、津貼及其它待遇難以和教師、科研人員及行政管理人員相比,通常是院系中待遇最低的人。按照國內大多數本科院校的現行規定,教職工的津貼發放分為兩大類:教學、科研和教學輔助系列按職稱領取,管理系列按聘任的崗位級別領取。由于教學秘書屬于管理系列崗位,于是享受科員待遇,因此即使評上副高級職稱,往往也只能按科員檔次領取崗位津貼。這樣就造成教學秘書們漸漸失去了工作的積極性。
教學秘書作為高校的教學管理人員,應該在教務部門和院(系)雙重領導下開展具體的管理和服務工作。雖然對教學秘書的職責范圍或多或少各校都有些規定,但由于學校的各個部門、院(系)的領導和師生對教學秘書的職責范圍不清楚,因而不論是教學管理,還是科研、行政、黨務方面的工作,都習慣于找教學秘書。教學秘書的責任重大,任何一個環節稍有拖拉和疏忽,就會影響到整個教學工作和教學質量。但有的領導和教師對此認識不夠,甚至錯誤地將教學秘書視為打字員、話務員、內勤員。
第一,要高度重視教學秘書工作,把教學秘書隊伍納入到學校師資培養的計劃中來,學校應吸引教學管理專業人才。教學秘書不是任何人都可以替代的,教學秘書工作的性質決定了教學秘書必須是一個多面手,他所從事的教學管理不僅僅是一般的行政管理,而是兼有學術和行政雙重職能的管理。
第二,要提高教學管理部門和負責教學工作的領導,對教學秘書工作的認識。根據教學秘書的工作特點改善教學秘書的工資待遇,為教學秘書創造一個良好的工作環境。
第三,建立激勵機制。對高校的教學秘書可實行崗位聘任制,制定崗位職責,明確工作范圍和任務,開展評比活動,獎優罰劣。對于不負責任和管理能力差者要批評或調離甚至解聘;對工作責任心強和業績突出者給予獎勵;對特別突出者晉升院(系)辦公室主任等職。
綜上所述,教學秘書工作是高校教學管理工作中的重要一環,只有充分認識教學秘書工作的重要性,針對當前教學秘書工作存在的問題與不足,落實整改措施,才能使教學秘書工作日新月異,從而推動教育教學水平的不斷提高。
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