下面文章首先闡述了工程項(xiàng)目管理中文檔管理的重要性，在工程項(xiàng)目管理中，文檔管理有著重要的作用，這也是工程項(xiàng)目管理的難點(diǎn)，在工程項(xiàng)目管理中需要強(qiáng)化文檔管理，從而來(lái)實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目文檔應(yīng)用率的提升，文章中也提出了工程項(xiàng)目管理中文檔管理的相關(guān)措施。
關(guān)鍵詞：工程項(xiàng)目,文檔管理,重要性,管理措施
工程項(xiàng)目文檔管理指的是搜集與管理文檔(技術(shù)指標(biāo)、進(jìn)度規(guī)劃、合同、項(xiàng)目要求、開工報(bào)告等)的過(guò)程。作為工程項(xiàng)目的文檔屬于非常珍貴的財(cái)富，其凝聚了工程項(xiàng)目整個(gè)過(guò)程的智慧。因此，怎樣管理好工程項(xiàng)目文檔，充分地體現(xiàn)其功能，這是建設(shè)單位需要研究的一個(gè)重要問(wèn)題。
1工程項(xiàng)目管理中文檔管理的重要性
可以說(shuō)，工程項(xiàng)目的信息是工程項(xiàng)目的血液。工程項(xiàng)目的團(tuán)隊(duì)在交流信息的時(shí)候，因?yàn)榇嬖诓町愋缘牧?chǎng)、地位、知識(shí)構(gòu)造等，所以會(huì)存在思想認(rèn)識(shí)上的不同之處，進(jìn)而導(dǎo)致最終方案存在差異性。結(jié)合一個(gè)書面性質(zhì)的文檔能夠結(jié)合所有人的認(rèn)識(shí)，從而使一些交流障礙減少。并且，清晰的文檔也能夠?qū)崿F(xiàn)參與者思維空間的拓展。為了實(shí)現(xiàn)理想的交流溝通效果，要求在工程項(xiàng)目的開展中傳播與應(yīng)用多樣性與形式化的文檔。與此同時(shí)，這一系列的文檔不但對(duì)本工程項(xiàng)目體現(xiàn)價(jià)值，而且還可能變成企業(yè)以后開展項(xiàng)目的寶貴財(cái)富。
工程項(xiàng)目的文檔管理非常重要。基于時(shí)間的變動(dòng)，不少工程項(xiàng)目會(huì)出現(xiàn)人員的改變，即使人員不會(huì)出現(xiàn)改變，人的思維習(xí)慣也會(huì)逐步地出現(xiàn)改變，編寫和策劃工程項(xiàng)目文檔工作者可能忘記了之前的目標(biāo)與思維模式。倘若缺少健全的文檔管理機(jī)制，那么遺忘某個(gè)工程項(xiàng)目的內(nèi)容，或者是丟失工程項(xiàng)目的信息會(huì)嚴(yán)重地威脅到工程項(xiàng)目的深入開展。再者，倘若缺少了有效的文檔管理，那么在增加工程項(xiàng)目文檔工作量的同時(shí)也難以體現(xiàn)其具備的價(jià)值與意義。工程項(xiàng)目文檔的編制較為復(fù)雜與繁瑣，人們青睞于口頭上的溝通，感覺應(yīng)用項(xiàng)目文檔之后原先幾句話的事情顯得十分復(fù)雜化。
像是要求的格式比較多，以及要求相關(guān)工作者的批準(zhǔn)與審核等。倘若缺少了完善的文檔管理系統(tǒng)，人們發(fā)現(xiàn)編制之后的文檔缺少較高的實(shí)用性，常常無(wú)從找到切實(shí)要求的文檔，以及面臨不一致的文檔說(shuō)法等問(wèn)題。為此，實(shí)現(xiàn)文檔管理的標(biāo)準(zhǔn)化顯得非常關(guān)鍵。為此，實(shí)現(xiàn)文檔管理的標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化至關(guān)重要。除此之外，高效性的工程項(xiàng)目文檔管理常常意味著工程項(xiàng)目的成功，這跟工程項(xiàng)目的大小卻毫無(wú)關(guān)聯(lián)。有效的工程項(xiàng)目文檔更改程序以及管理制度非常有益于降低未經(jīng)授權(quán)的工程項(xiàng)目進(jìn)度、規(guī)模、范圍的變更率。
2工程項(xiàng)目管理中的文檔管理措施
2.1健全工程項(xiàng)目文檔管理的組織機(jī)構(gòu)
文檔管理少不了相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)。在開展項(xiàng)目的初期，需要設(shè)計(jì)單獨(dú)的文檔管理室，以此充當(dāng)工程項(xiàng)目搜集、傳遞、管理文件信息的中心。并且，設(shè)置專門的文檔管理人員對(duì)項(xiàng)目部各個(gè)級(jí)別的一系列文件進(jìn)行管理。文檔管理工作者需要明確合同標(biāo)準(zhǔn)中對(duì)文檔管理的實(shí)際需要，明確向工程師報(bào)送文件的標(biāo)準(zhǔn)等，且對(duì)一系列文件的模板與信函予以確立。一系列的職能部門需要設(shè)置專門的文檔管理工作者，從而動(dòng)態(tài)化、不間斷地管理采購(gòu)部的采購(gòu)合同文件、技術(shù)部的一系列技術(shù)資料、合同部的有關(guān)索賠文件、施工部的一系列施工記錄等等。
除此之外，需要在工程項(xiàng)目的整個(gè)過(guò)程中滲透準(zhǔn)確、及時(shí)、完整的觀念。并且，需要在開展項(xiàng)目的初期培訓(xùn)文檔管理工作者，且在工程項(xiàng)目的開展過(guò)程中結(jié)合實(shí)際要求加強(qiáng)培訓(xùn)。
2.2完善工程項(xiàng)目的文檔管理制度系統(tǒng)
搞好工程項(xiàng)目文檔管理的基礎(chǔ)保障是完善文檔管理制度。為了有序地管理工程建設(shè)各個(gè)時(shí)期的文檔信息，確保圖紙、歸檔信息等的規(guī)范性、準(zhǔn)確性、完善性，建設(shè)單位在建設(shè)項(xiàng)目的開始階段就需要根據(jù)我國(guó)文檔管理的相應(yīng)要求以及建設(shè)的實(shí)際現(xiàn)狀，制定有效的文檔管理制度。并且，在工程文檔形成中監(jiān)理單位、招投標(biāo)代理機(jī)構(gòu)、設(shè)計(jì)勘察單位、施工單位、建設(shè)單位的文檔工作者和管理工作者需要擔(dān)負(fù)的責(zé)任，以及搜集與整理文檔信息，并且予以規(guī)范，確保工程的初期跟文檔管理工作同時(shí)進(jìn)行。完善的先期文件非常關(guān)鍵，其在確保建設(shè)單位正當(dāng)利益上具備關(guān)鍵的憑據(jù)與根據(jù)功能。
2.3提高工程項(xiàng)目文檔管理工作者的素質(zhì)
文檔管理工作者的素質(zhì)涵蓋服務(wù)能力、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)觀念等。首先，文檔管理工作者應(yīng)增強(qiáng)服務(wù)觀念，明確文檔管理工作的價(jià)值與意義，不斷提升自身的服務(wù)能力與服務(wù)質(zhì)量，懂得通過(guò)現(xiàn)代化的科學(xué)設(shè)備與技術(shù)以及先進(jìn)管理方式有效地服務(wù)于文檔管理工作。與此同時(shí)，文檔管理工作者應(yīng)轉(zhuǎn)變思想，實(shí)時(shí)地更新觀念，增強(qiáng)認(rèn)知，積極主動(dòng)地學(xué)習(xí)與掌握相關(guān)的法規(guī)知識(shí)，且在工作過(guò)程中懂得靈活地應(yīng)用。
除此之外，文檔管理工作者還應(yīng)具備非常強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，嚴(yán)格把好文檔的質(zhì)量關(guān)。而對(duì)于工程項(xiàng)目的建設(shè)單位來(lái)講，需要結(jié)合實(shí)際現(xiàn)狀，定期地培訓(xùn)文檔管理工作者的業(yè)務(wù)知識(shí)，以使整個(gè)的工程項(xiàng)目管理隊(duì)伍都高度關(guān)注文檔管理工作，以及明確工程項(xiàng)目文檔的保管標(biāo)準(zhǔn)、整理要求、歸檔范圍、管理組織等等。
3結(jié)語(yǔ)
綜上所述，工程項(xiàng)目建設(shè)中的文檔管理工作非常艱巨，是一項(xiàng)長(zhǎng)期性的工程。我們應(yīng)立足于工程項(xiàng)目文檔管理工作的重要性，激起各級(jí)人員的廣泛關(guān)注，健全工程項(xiàng)目文檔管理的組織機(jī)構(gòu)、完善工程項(xiàng)目的文檔管理制度系統(tǒng)、提高工程項(xiàng)目文檔管理工作者的素質(zhì)。與此同時(shí)，注重創(chuàng)新和總結(jié)，懂得學(xué)習(xí)其它單位的先進(jìn)做法與經(jīng)驗(yàn)，從而尤為合理地管理工程項(xiàng)目的文檔，使其高效服務(wù)于工程項(xiàng)目的生產(chǎn)、管理、科研工作。
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摘要：隨著生產(chǎn)日益復(fù)雜化，建筑工程管理也變得更加復(fù)雜，為適應(yīng)需求新形勢(shì)下建筑工程管理要立足于當(dāng)前，這對(duì)我們建筑工程管理提出了更加嚴(yán)格的要求。本文在此從工廠管理的問(wèn)題出發(fā)，從創(chuàng)新的角度對(duì)于工程管理的幾點(diǎn)措施做了一定的研究。
關(guān)鍵詞：工程管理,創(chuàng)新,問(wèn)題
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